お役立ち情報

医学論文の図表や画像を自社の医薬品広告に転載する予定です。許諾を得て転載しようと思うのですが、口頭での許諾では不十分でしょうか。
簡単に解説します。

原則、書面が望ましい

権利者との間で「～の目的・方法で利用します。許諾条件として～は守ります」と約束すると、その範囲を超えての利用はできません（著作権法63条2項）。口頭のみで済ませてしまうと、どこまでの範囲で許諾を得ているのかわからなくなり、後々「許可した・許可していない」のトラブルに発展しかねません。口頭での許諾も有効ではありますが、可能な限り書面で許諾を得ることが望ましいです。書面での記録として残すことで、許諾の取得漏れや二重取得を防ぐことができます。

通常は許諾書が発行される

医学系出版社や学会から利用許諾が下りる際には、通常、許諾書が発行されるため、実際には口頭での許諾はほとんどありません。許諾書には利用方法や条件が記載されており、その範囲内で二次利用が可能です。申請書と許諾書が一体となっている場合もあり、自身が記入した申請内容がそのまま許諾書として扱われることがあります。書面に誤りがあると、希望する用途での利用ができなくなる可能性があります。申請内容の誤記や記載漏れには十分に注意して、申請を行いましょう。

書面での許諾が難しいケースも

医師や研究者など、個人の方から許諾を取得しなければならない場面も少なくありません。このような場合でも、記録を残す観点から、なるべく書面で許諾を得ることをおすすめします。その際、利用者・申請者側で用意した書面にご署名をお願いすることが一般的かと思います。 しかし、実際にはご多忙なお相手への配慮やなるべく手間を取らせたくないといった事情から、やむを得ず口頭やメールなど書面以外の方法で許諾を得ることもあるかと思います。先方を不快にさせてしまっては本末転倒ですので、お相手との関係性や状況を考慮し、適切な方法を検討しましょう。

まとめ

原則として書面で許諾を取得することが望ましいです。しかし、やむを得ず口頭で得る場合でも、承諾いただいた内容を追って書面でお渡しする等、なるべく齟齬が起きないように配慮しましょう。
なお、出版社や学会への申請の際に、著者の許諾書面提出を求められる場合があります。この場合、すでに著者から口頭で承諾をもらっていても、改めて書面で確認を取り直さなければならないことがあります。申請前に確認しておくようにしましょう。