転載許諾を早く取得するにはどうすればよいですか?

制作スケジュールがタイトで、転載許諾の取得を急いでいます。出来るだけ早く転載許諾を取得するために何か方法はないのでしょうか。
手続き期間について解説します。
申請から許諾までどのくらい時間がかかる?
申請から許諾が得られるまでの期間は、権利者によって異なります。一部の出版物では即時に許諾取得できるケースもありますが、通常は2~4週間程度の時間を要するとお考えいただくのがよいかと思います。申請受付後すぐに諾否が判断されるわけではなく、窓口担当者の一次チェック、審議担当者による審議(審議会が月に一回というケースも)、許諾書・請求書の発行作業やその郵送期間があるためです。
また、国内においては5月のGWや8月のお盆休み、12月の年末年始休暇等で権利者もお休みに入られる期間があるため、手続きが一時的にストップする場合があります。海外権利者においてもその国特有のワークスタイルがありますので、時間に余裕をもって申請を出しましょう。
諾否が分かるまでは権利者次第?
申請が受理されると、権利者側で定められた手順やスケジュールに沿って手続きが進められます。権利者側での作業がメインとなるため、申請者側の都合でそれを早めることはできません。もちろん、急ぎの旨を相談することで融通いただける場合もありますが、他からの申請や業務の妨げになってしまう恐れもあるため、無理なお願いは禁物です。基本的に申請後は結果を待つのみとなります。
申請は素早く・正確に
では、早く許諾を取得するために申請者側が出来ることはないのかというと、そうでもありません。当然ですが、申請時に提出する資料に不足があれば手続きは滞ります。資料の添付忘れはないか、申請書に記載漏れがないか、伝わりにくい文言になっていないか、制作物原稿は不鮮明なものではないか、出典がきちんと書かれているか等は、事前にチェックしてから提出するようにしましょう。
なお、申請時に「転載許諾申請書」を作成・提出するのが一般的です。申請書のフォーマットや記載方法は各権利者によって異なります。書類の作成に手間取ってしまうと、それだけでもタイムロスになってしまうため、あらかじめ権利者のホームページ等で手順を確認しておくとよいでしょう。 手続きの出発点である「申請」を素早く・正確に行い、確実に権利者に受理していただくことが許諾取得までのスピードアップに繋がります。
まとめ
時間に余裕を持って申請を出すことが大原則となりますが、なかなか難しいケースもあるかと思います。申請作業には一定の練度も必要です。当社ではお急ぎの申請も承っておりますので、まずはご相談ください。
掲載内容はあくまで当社の見解です。個々の事案についての判断の参考にお留めください。内容についても、執筆当時の状況におけるものであることをご了解ください。万一、ブログの内容の利用により何らかの損害が発生しても、当社は一切の責任を負いません。

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